Sai lầm đầu tiên và lớn nhất là hiểu sai nghĩa của từ. Khi tôi hỏi một số người từ “đàm phán” (negotiating) có nghĩa là gì, thì họ trả lời, đại loại như “tôi có thể đạt được một hợp đống tốt như thế nào” và “tôi có thể mua được hàng với giá rẻ như thế nào”.
Hãy từ bỏ ngay cái quan niệm cho rằng đàm phán là hạ giá để có được hợp đồng ấy đi. Giá rẻ đâu có dẫn đến một thỏa thuận tốt hơn; nó chỉ làm cho lợi nhuận của cả 2 bên ít đi mà thôi. Giải pháp mà dịch vụ và sản phẩm chúng ta đưa ra mới là điểm mấu chốt của mọi cuộc đàm phán, chứ không phải giá cả.
Thứ hai, Bạn phải là người chủ động bắt đầu quá trình đàm phán vì bất kì ai kiểm soát được giai đoạn mở đầu, đặt vấn đề thì cũng kiểm soát được giai đoạn kết thúc của đàm phán. Nếu trong đàm phán, bạn để người ta chủ động bắt đầu trước thì bạn luôn mất kiểm soát, mà thường không hề biết mình bị “dắt mũi”. Muốn tránh được bị “dắt mũi” khi bên kia đặt vấn đề trước thì bạn cần tìm cách tránh bị “lao theo” mà tìm cách “lái tình huống”. Chẳng hạn, có một khách hàng muốn đưa ra các điều kiện của ông ta trước. Thì tôi sẽ nhã nhặn nói với ông ấy: “Xin lỗi, tôi rất hiểu thiện ý của ông khi nói cho tôi biết những điều kiện bên ông đưa ra nên tôi rất muốn xin ông một chút thời gian để chia sẻ với ông những điều khoản của bên tôi đã soạn sẵn dành cho bên các ông. Nếu có chỗ nào đó không ổn, xin vui long cho tôi biết.” Đương nhiên ta phải chuẩn bị sẵn, thường thì sẽ dễ dàng đạt được đàm phán khi đã chuẩn bị như vậy!
Thứ ba, trong quá trình đàm phán, bạn nên dùng kỹ thuật “thiên hướng” để đôi bên “cởi mở”. Hãy sử dụng hiệu quả những cụm từ như “Yes” (vâng, dạ, ừ); ”OK” (đồng ý) hoặc “I see” (tôi hiểu) để cho đối tác biết là bạn đang chú ý lắng nghe họ. Những câu hỏi gợi mở thay vì những câu hỏi “vì sao”, vì hỏi như thế này họ tưởng bạn đang chất vấn họ. Một số câu hỏi gợi mở rất hữu dụng: “Xin anh/ chị nói rõ hơn về vấn đề đó được không ạ?” “Tôi chưa hiểu ý anh vừa nói, anh có thể giải thích thêm để tôi hiểu rõ thêm được chứ?” “Làm ơn cho tôi biết thêm về những gì đã xảy ra…?”
Kế tiếp, tình huống phản đối khi đàm phán thì dùng “công thức phản đối nhưng không gây mất lòng” (kỹ thuật này được hướng dẫn rất kỹ trong khoá học “Dynamic” do MAC Co., Ltd huấn luyện. Hãy cẩn trọng và rất hạn chế các từ ngữ tối kỵ như: tào lao, bậy nè, không được, sai rồi, theo ý kiến tôi cho thấy …
Trước khi phản đối hãy bắt đầu một cách thân thiện, đừng tán thành hay phản đối, giữ thái độ cởi mở, không thành kiến. Sử dụng các câu đệm thật “nhuyễn” như:
- Tôi hiểu điều (ý) anh/ chị nói ………
- Tôi hiểu hoàn cảnh của quý Công ty ……
- Qua vấn đề của anh/ chị cho thấy anh/ chị rất kinh nghiệm ……
- Tôi chia sẻ khó khăn của anh/ chị …
Ví dụ có một khách hàng yêu cầu tôi tư vấn ISO 9001 sao cho hiệu quả và thời gian trong vòng 3 tháng. Tôi thì hoàn toàn phản đối thời gian 3 tháng này vì làm như vậy kém hiệu quả cho khách hàng và ISO 9001 chỉ là hình thức!
Tôi không được nói: “Theo ý kiến của tôi anh nên làm 6 tháng ….” Hoặc “không được, làm như vậy không tốt”
Tôi nên nói: “Tôi rất hiểu mong muốn của anh, thực tế cho thấy các doanh nghiệp làm thời gian ngắn rất kém hiệu quả. Bởi vì nhân viên theo không kịp sự thay đổi và cuối cùng họ chỉ làm hình thức. Tôi tin rằng làm 6 tháng thì rất tốt cho quý Công ty”
Tại bàn đàm phán người ta có thể đưa ra những vấn đề được bày tỏ cái tôi và cảm xúc của họ. Người giỏi đám phán là người biết giữ bình tĩnh. Khi mà những người khác trong phòng đang căng thẳng, thì bạn hãy giữ bình tĩnh, sử dụng lập luận chặt chẽ để thương lượng và dứt điểm.
Người viết: Lê Phước Vân
CEO MAC Co., Ltd
ILO’s Expert Trainer
